ووفقا لتعميم رسمي ، بشأن تنظيم إجراءات الاطلاع والتصوير والاستعارة بغرف الملفات، أكدت الوزارة أن هذا التعميم يأتي حرصا على سرية الملفات الضريبية، وضمان الحفاظ على محتوياتها، وحسن سير العمل داخل الإدارات المختصة، وهو أمر يحقق مستوى مرتفعا من الحوكمة المؤسسية، خصوصا أن حوكمة الاطلاع على البيانات الضريبية تعد أداة رئيسية لتحقيق التوازن بين متطلبات العمل الوظيفي وحماية السرية، فليس كل موظف بحاجة إلى الاطلاع الكامل على البيانات، بل يجب أن يكون ذلك وفقا لمبدأ الحاجة إلى المعرفة. وتعد البيانات الضريبية من أكثر أنواع البيانات حساسية، لأنها تمثل الأساس الذي تبنى عليه عمليات التقدير الضريبي، والتحصيل، والرقابة، وتسوية المنازعات، وتشمل هذه البيانات معلومات مالية دقيقة الشركات، مثل الدخل، والأرباح، والمصروفات، والحسابات، والعقود، والالتزامات القانونية، إذ تستخدم في تحديد الوعاء الضريبي بدقة وعدالة، ومكافحة التهرب أو التلاعب الضريبي، ودعم اتخاذ القرار المالي والاقتصادي، وإعداد الإحصاءات والتقارير المالية، وحماية المال العام وضمان استدامة الإيرادات، كما تمثل هذه البيانات مرجعا قانونيا في حال النزاعات الضريبية. وأوضح التعميم أن الاطلاع على الملفات الضريبية يتم وفقا لضوابط محددة، حيث يتعين على الموظف الراغب في الاطلاع تحديد اسم ورقم الملف من خلال نموذج مخصص لهذا الغرض، على أن يتم الاطلاع على الملف الضريبي داخل غرفة الملفات فقط، ووفقا لموعد يتم تحديده مسبقا بالتنسيق مع الموظف المختص، بما يمنع إخراج الملفات من أماكنها أو تداولها خارج الإطار المسموح به. وفيما يتعلق بتصوير المستندات، نص التعميم على أن يقوم الموظف بتحديد المستندات المطلوب تصويرها عبر نموذج معتمد، على أن يتولى الموظف المختص بغرفة الملفات عملية التصوير بنفسه، ثم تسليم النسخ للموظف طالب التصوير بعد التوقيع بالتسلم، وذلك لضمان توثيق عملية التصوير وحصر المسؤولية، ومنع أي استخدام غير مصرح به للمستندات الضريبية. أما بشأن استعارة الملفات أو المستندات، فقد حدد التعميم أن ذلك يتم في حالات استثنائية فقط، يقرها مدير الإدارة التابع لها الموظف طالب الاستعارة، مع ضرورة تحديد الملف أو المستند والغرض من الاستعارة بشكل واضح. وبين التعميم أن مدة الاستعارة لا تتجاوز 5 أيام عمل، مع إمكانية التجديد لمدد مماثلة عند الحاجة، على أن يعاد الملف إلى غرفة الملفات فور انتهاء الغرض من الاستعارة. وأوجب التعميم على الموظفين المختصين بغرف الملفات متابعة مدد الاستعارة والتجديد بشكل دوري، وإعداد تقارير منتظمة في حال عدم الالتزام بالمواعيد المقررة، ورفعها إلى الجهات الإدارية المختصة لاتخاذ ما يلزم من إجراءات.

ويأتي هذا التعميم ضمن توجهات وزارة المالية لتعزيز حماية البيانات، وترسيخ مبادئ السرية والحوكمة، ورفع كفاءة العمل الإداري، بما ينسجم مع أفضل الممارسات المعتمدة في إدارة المعلومات والملفات ذات الطابع المالي والضريبي.

ويؤكد التعميم أن سرية البيانات الضريبية تكتسب أهمية قصوى، لكونها تمس الذمة المالية والخصوصية الاقتصادية للمكلفين، وأي تسريب أو استخدام غير مشروع لهذه البيانات قد يؤدي إلى أضرار جسيمة، سواء للأفراد أو للشركات أو للاقتصاد الوطني ككل، إذ تكمن أهمية الحفاظ على سرية تلك البيانات في حماية خصوصية المكلفين منع استغلال بياناتهم، وتعزيز الثقة بين المكلف والسلطة الضريبية، وضمان الالتزام الطوعي بالقوانين الضريبية، والحماية من المسؤوليات القانونية والتعويضات.